Fairgency Story #1 – Retrospektive

Wir stark sind wir gemeinsam?

Wer kennt es nicht: Die Übergabe für ein Projekt ist schlecht gelaufen, die Arbeitsweise der Kolleg:innen ist konträr zur eigenen oder in der  Büroküche stapeln sich die benutzten Kaffeetassen in der Spüle. Kurzum: Es kommen Konflikte im Team auf. Eigentlich würde man die sofort angehen – klar -, aber dann gibt es entweder keine konkreten Verantwortlichen, die sich dem Problem annehmen, oder es geht im Alltagsstress unter und dann passiert erst einmal nichts. Durch ungelöste Konflikte entsteht dann Frustration. Dabei wollte man den Konflikt ja eigentlich gleich lösen.

Die PR-Agentur Laika Communications hat für sich eine Lösung gefunden, um Konfliktsituationen im Team nicht nur zeitnah aufzuarbeiten, sondern auch Frustration vorzubeugen. In unserer ersten Fairgency Story haben wir diese besprochen: die Retrospektive. Michaela Krause, Geschäftsführerin von Laika Communications, hat uns erzählt, wie die Agentur zur Retrospektive gekommen ist, wie diese Methode bei Konfliktsituationen hilft und welche Herausforderungen im Prozess auf das Team zugekommen sind.

Retro Was? Was soll das sein?

Eine Retrospektive ist ein Rückblick. Ein Treffen, bei dem die vergangene Zeit reflektiert und aufgearbeitet wird. „Bei Laika wird das mit dem gesamten Team in zweiwöchentlichen Intervallen gemacht. Man gibt vorher schon Zeit zum Reflektieren. Die Fragen werden im Vorfeld virtuell ans Team geschickt. Zum Anfang gibt es eine Auflockerungsfrage, dann statistische Fragen, mit denen wir Messwerte ermitteln können: Wie ist die allgemeine Grundstimmung? Dann die wichtigsten Fragen:

1. Was sind drei Dinge, die gut gelaufen sind?
2. Was sind drei Dinge, die schlecht gelaufen sind?
3. Was hättest du in den letzten zwei Wochen gebraucht, um besser zu arbeiten?“

Hierbei gilt es, zunächst ein Verständnis für die allgemeine Stimmung zu schaffen. Statt gleich nach Lösungen zu suchen, wird das Gesagte gesammelt und gemeinsam durchgegangen. Am Ende folgt dann das Voting mit dem gesamten Team: „Zu welchen Themen möchte man Maßnahmen ergreifen als Team?“ Relativ häufig sind es Kundenthemen: Erwartungsmanagement, Zeitmanagement usw., aber auch Zwischenmenschliches: „In letzter Zeit verschieben wir diesen wichtigen Call ständig“ oder „Ich habe das Gefühl, wir nehmen uns nicht genügend Zeit für die Werkstudis“ oder „Unser Onboarding hätte bei der einen Person reibungsloser sein können.“ Auch persönliche, geschäftliche oder ganz allgemeine Themen können in unserer Retrospektive ihren Platz finden.

Der Moderator bestimmt den Ton

Ein wichtiger Faktor dieses Prozesses ist ein:e gute:r Moderator:in: Diese:r „muss erstmal offen zuhören, die Aussagen so stehen lassen und nicht gleich Lösungen finden wollen. Andere Leute haben auch Sichtweisen. Gemeinsam muss dann entschieden werden, was Priorität hat. Schwierig wird es, wenn Kolleg:innen sagen: Ich habe hier ein Problem und möchte jetzt eine Lösung. In der Retrospektive hat aber erstmal Priorität, was das Team will. Deshalb muss der/die Moderator:in auch eingreifen und durch die Retro führen können, damit diese für alle Beteiligten möglichst gleich wert- und sinnvoll ist.

„Agenturen sind normalerweise hierarchisch aufgebaut, aber in der Retrospektive ist jede Stimme gleichwertig. Es ist ein wertungsfreier Raum, wo geguckt wird: Was lief gut? Was nicht? Was hätte man gebraucht, um besser zu arbeiten?“. Hier gilt es, den Spagat hinzubekommen zwischen Kolleg:innen, die sehr viel reden, und Kolleg:innen die sehr ruhig sind, aber eigentlich viel zu sagen haben:

„Man muss aufpassen, dass man alle mit ins Boot holt.“

Da der Moderator bei Laika Communications auch ein Team-Mitglied ist, muss dieser diese beiden Rollen klar voneinander trennen. Generell darf der/die Moderator:in natürlich auch Input einbringen, jedoch dann klar kommunizieren: „Das ist jetzt von mir als Kollege, weshalb ich kurz außerhalb der Rolle des Moderators sprechen.“ Das ist manchmal schwierig zu vereinbaren, erklärt Michaela Krause.

Nachdem Laika Communications verschiedene Methoden der Retrospektive ausprobiert haben, nutzt die Agentur mittlerweile ein dezidiertes Retrospektive-Tool: Echometer. „Man braucht es nicht für jede Retrospektive oder jede Teamgröße, aber uns hilft es, weil da viele, insbesondere psychologische, Fragestellungen schon vorgegeben sind.“ Durch das Tool kann der Aufbau der Retrospektive direkt ans Unternehmen angepasst werden, was dem Moderator die Moderation erleichtert. Zudem können sich alle, die die Retrospektive verpasst haben, im Tool über alles Gesagte informieren. „Man kann direkt in diesem Tool Maßnahmen erstellen, die dann wieder in unser Projektmanagement-Tool (ClickUp) eingehen usw. Bei uns hilft das total.“

Was habt ihr sonst noch so gelernt?

Laika Communications hat mit der Zeit gemerkt, dass Retrospektiven nicht beliebig vielen Personen funktionieren. „Mit 25 Leute ist das schon recht viel. Irgendwann ist eben nicht mehr gegeben, dass jede:r, der/die theoretisch zu Wort kommen wollen würden, auch zu Wort kommen.

„Man muss das dann immer wieder auf kleinere Einheiten runterbrechen oder dafür Entsandte schicken. In kleineren Gruppen kann man viel intensiver an einem Thema arbeiten. Deswegen machen wir Mini-Retrospektiven, die viel kleiner sind und auch ohne Tool funktionieren. Diese finden dann auch mal in Projekt-Teams oder sogar mit Kunden zusammen statt.“.

 „Man muss die Geduld haben. Die ersten Retrospektiven sind immer holprig.“ Aber der Aufwand hat sich – zumindest bei Laika – alle mal gelohnt. Wem würdet ihr empfehlen, auch mal eine Retrospektive auszuprobieren?