mindgeist – Online-Tool für Reflektion mit System und Überblick

Verheißungsvoll klingt das: die Vier-Tage-Woche. Das New-Work-Ding, von dem alle reden, während andernorts nach der 42-Stunden-Woche verlangt wird. Wer traut sich das außer den Skandi­naviern: weniger arbeiten bei gleichem Gehalt? Wir haben es uns getraut, weil wir unsere Arbeit zwar lieben, aber auch unsere Freizeit, Familienzeit – einfach das Leben. Und wir haben einen Prozess, begleitet durch ein selbst entwickeltes Online-Tool gefunden, den Erfolg dieses neuen Weges zu messen.

Nachdem wir ein Jahr fast ausschließlich nur von zu Hause aus (Corona) – und dank sehr guter Auftragslage sehr viel – gearbeitet hatten, war es ab Anfang 2021 an der Zeit, etwas auszuprobieren. Wir stellten Schritt für Schritt um – begleitet durch eine Coachin. Gestartet haben wir als Inhaber:innen: Wir arbeiteten nur noch an vier Tagen, als das gut funktionierte ist das Team runter auf 4,5 Tage, bei gleichem Gehalt.

Wir wollten weniger, aber auch effizienter arbeiten. Die Frage war nur: Wie können wir überprüfen, ob das zu aller Zufriedenheit klappt? Macht weniger arbeiten wirklich entspannter? Bleibt nicht vielleicht einiges an Arbeit liegen?

Es hätte auch sein können, dass die reduzierte Arbeitszeit nur eines auslöst: Stress – vielleicht dann bei den anderen Teammitgliedern. Unser Anspruch war und ist es immer, dass sich die Vorteile des Weniger-Arbeitens auch auf unsere Mitarbeiter:innen übertragen. Deswegen haben wir uns ein Tool entwickelt, mit dem wir die Zufriedenheit in Abhängigkeit von Arbeitszeit und Projektaufwänden messen können.

Ein Tool für mehr Zufriedenheit: mindgeist für mehr Mindfulness und Teamgeist

Seit Mai 2021 reflektieren wir nun wöchentlich, wie alle Projekte laufen und wie sich das Weniger-Arbeiten auf alle auswirkt. Gerade weil wir uns nicht mehr täglich im Büro sehen, ist diese Art von Zusammenkommen unentbehrlich geworden. Außerdem wollten wir damit Probleme frühzeitig erkennen und über die Situation der anderen Bescheid wissen. Jetzt haben wir Raum für regelmäßige Reflexion. Und dieser Raum nimmt nicht zu viel Zeit in Anspruch: Immer am Ende der Woche nutzen alle Team-Mitglieder mindgeist, um Arbeitspensum, Entspannungslevel und die allgemeine Zufriedenheit in der betreffenden Woche zu bewerten.

Wir beantworten die Fragen „Was war gut?“, „Was war nicht so gut?“ und „Was kann ich lernen?“. Am Montag darauf besprechen wir gemeinsam, was wir aufgeschrieben haben, hören zu und reflektieren. Wenn jemand gerade besonders viel Stress hat, besprechen wir, wie wir helfen können. 

Das ermöglicht uns Veränderungen – im Guten, wie im Schlechten – frühzeitig zu erkennen, Muster zu identifizieren und darauf zu reagieren. Jetzt erkennen wir früh, wann und aus welchen Gründen viel Stress entstand, und ziehen daraus Schlüsse. 

Kurz – es hat uns an vielen Stellen geholfen, aber die drei wichtigsten Punkte sind:

1. Raum geben für Probleme und Schwierigkeiten

Im Arbeitsalltag fehlen uns oft die Momente, in denen wir reflektieren und dann die richtige Person finden, die jetzt helfen kann. Mit der Routine „Freitags reflektieren, Montags mit allen besprechen“ können wir einerseits selbst erkennen, was gerade los ist, andererseits aber auch anderen das mitteilen. Es gab schon oft Situationen, wo eine Person viel zu tun hatte und eine andere dann unterstützen konnte. Das fördert unseren Teamgeist.

2. Veränderungen beobachten und auswerten

Wir sind ein kleines Team und das hat den Vorteil, dass wir schnell Sachen ausprobieren können. Aber ob etwas unsere Arbeit wirklich verbessert, ist oft nur so ein Bauchgefühl. Unsere Reflektion beinhaltet Fragen, die sich mit Reglern auf einer Skala beantworten lassen: Wie zufrieden waren wir in der Woche oder wie stressig/entspannt war es – von 1 bis 10 sozusagen. Über das Jahr kann man dann sehr gut sehen, wann es besonders stressig war und wann es besser lief.

Wir stellten z.B. fest, dass weniger Arbeiten nicht zu stressigeren Arbeitszeiten geführt hat: Seit dem Zeitpunkt der Einführung der 4,5 Tage-Woche stieg das Niveau an Entspanntheit. Wir können alle besser mit Stress unter der Woche umgehen, wenn unser Wochenende ein wenig länger ist. Und trotzdem schaffen wir alles.

3. Auch remote ein Team aufbauen und einen Teamspirit entwickeln

Es hilft uns, ein Team zusammen zu halten – ohne alle im Office zu haben. Wir wissen schnell, wenn sich gerade jemand besonders abrackert und können direkt Hilfe oder Unterstützung anbieten. Wir geben einen Raum dafür, Schwierigkeiten zu äußern, über Fehler und über Gelerntes zu sprechen. Wir können den Teamgeist erhalten und dabei Mindfulness in den Fokus stellen. Wir haben währenddessen auch im Team Zuwachs bekommen: die neuen Mitglieder arbeiten remote – und konnten mit mindgeist gut bei uns ankommen. 

Ein Fazit nach fast zwei Jahren: Die Arbeit ist auch mit weniger Zeit zu schaffen. Das liegt daran, dass alle durch bessere Planung konzentriert arbeiten. Alle sind entspannter und glücklicher – das kann man auch sehr gut auf unserem mindgeist-Chart sehen. Durch die wöchentliche Möglichkeit Feedback zu geben, fühlt sich unser Team gesehen und gehört.

Aus dem eigenen Prozess, ein Tool für alle?

Als wir mit unserer Coachin Yuan über unser Tool sprachen, entwickelte sich schnell eine gemeinsame Idee: mindgeist. Aus dem hauseigenen Tool ist ein eigenständiges Projekt geworden. Nicht nur wir brauchen so etwas – es kann vielen Teams helfen. Mit Yuan haben wir noch einen Coaching-Hintergrund mit im Boot: sie kann User:innen helfen, die richtigen Fragen für ihre Auswertung zu stellen. Und um erst Mal zu schauen, ob es dafür überhaupt Bedarf gibt, sind wir dieses Jahr in die Alphaphase gestartet. Wenn das etwas ist, was euch auch interessieren könnte – meldet euch gerne auf unserer Webseite in unserem Newsletter an – wir würden uns sehr freuen!